Dokument je nekje v SharePointu. Zadnja verzija ponudbe je v e-pošti. Podatki o stranki so v CRM-ju. Opombe s sestanka so v Teamsih. Del pomembnega konteksta pa obstaja samo v glavi sodelavca, ki ga danes ni v pisarni.

V številnih podjetjih je to povsem običajen del delovnega dne. Zaposleni ne izgubljajo časa zato, ker ne bi vedeli, kaj morajo narediti, ampak zato, ker ne vedo, kje najti informacije, ki jih za to potrebujejo.

Atlassianova raziskava State of Teams 2025 med 12.000 zaposlenimi in 200 vodilnimi je pokazala, da ekipe približno četrtino delovnega časa porabijo za iskanje odgovorov in informacij. To je približno en delovni dan na teden, ki ne gre neposredno v ustvarjanje, prodajo, razvoj ali delo s strankami. (atlassian.com)

Informacij imamo več kot kadarkoli, preglednosti pa pogosto manj

Podjetja danes uporabljajo več digitalnih orodij kot pred desetimi leti. E-pošta, CRM, ERP, projektna orodja, Teams, Slack, SharePoint, oblaki, interne baze znanja in Excelove datoteke so postali običajen del poslovnega okolja.

Vsako orodje rešuje svoj problem, vendar se težava pojavi, ko ni jasno, kateri sistem je dejanski vir resnice. Isti podatek lahko obstaja v več različicah, zaposleni pa mora ugotoviti, katera je prava in najbolj aktualna.

Atlassian je že v raziskavi iz leta 2024 ugotovil, da ima 55 % zaposlenih težave pri iskanju informacij, za katere vedo, da nekje v organizaciji obstajajo. Polovica vprašanih je poročala tudi o tem, da so že delali na projektu, ne da bi vedeli, da druga ekipa dela na isti ali zelo podobni stvari. (atlassian.com)

Tako podjetje ne izgublja samo časa pri iskanju. Delo se lahko podvaja, odločitve se sprejemajo na podlagi različnih podatkov, zaposleni pa porabljajo ure za usklajevanje informacij, ki bi morale biti dostopne na enem mestu.

Ko sodelavec postane iskalnik podjetja

Ko nekdo ne najde dokumenta ali podatka, običajno ne preneha delati. Napiše sporočilo sodelavcu.

Ali imaš zadnjo verzijo pogodbe? Kje je predstavitev za to stranko? Kdo ima rezultate prejšnjega meseca? Ali smo tak primer že kdaj reševali?

Posamezno vprašanje vzame le nekaj minut, vendar težava postane večja, ko tak način dela postane vsakodnevna praksa.

Atlassian je v raziskavi leta 2025 ugotovil, da mora 56 % zaposlenih za dostop do potrebnih informacij pogosto vprašati drugo osebo ali celo sklicati sestanek. (atlassian.com)

Takšno delo je na prvi pogled skoraj nevidno. Ne pokaže se kot velik projekt ali očitna napaka, vendar se skozi teden nabere v precejšnjo količino izgubljenega časa.

Največji problem niso samo dokumenti, ampak kontekst

Podjetje lahko dokumentacijo shranjuje zelo dosledno, pa imajo zaposleni kljub temu težave.

Razlog je, da pomembne informacije niso vedno zapisane v dokumentu. Pogosto obstajajo v e-poštni komunikaciji, komentarjih v projektu, sporočilih v Teamsih ali v glavi osebe, ki se je sestanka udeležila pred šestimi meseci.

To je posebej očitno ob menjavi zaposlenega, dopustu ali daljši odsotnosti. Takrat se pokaže, koliko poslovnega znanja je bilo dejansko vezanega na posameznika namesto na organizacijo.

Če mora nov zaposleni za skoraj vsak korak vprašati nekoga bolj izkušenega, je težava manj v njegovi hitrosti in bolj v tem, kako je znanje v podjetju organizirano.

Več poslovnih orodij lahko težavo tudi poveča

Naravna reakcija podjetja je pogosto nakup novega sistema.

Če informacije niso urejene, se uvede nova baza znanja. Če projekti niso pregledni, se doda novo projektno orodje. Če poročila niso dovolj dostopna, se uvede nova analitična platforma.

Toda novo orodje samo po sebi ne rešuje problema, če ob njem ostanejo stari sistemi in nejasna pravila.

Takrat podjetje samo ustvari še eno mesto, kjer se lahko nahaja odgovor.

Prodaja uporablja en sistem, finance drugega, marketing tretjega, ključne dogovore pa ljudje še vedno sprejemajo po e-pošti.

Pravo vprašanje zato ni, koliko orodij podjetje uporablja, ampak ali zaposleni vedo, kje morajo iskati in kateri podatek je uraden.

Komunikacija lahko začne nadomeščati dejansko delo

Podoben problem kažejo tudi Microsoftovi podatki.

V eni od raziskav Work Trend Index je 62 % vprašanih povedalo, da med delovnim dnem preveč časa porabijo za iskanje informacij. Microsoftovi podatki uporabe Microsoft 365 so pokazali tudi, da zaposleni velik del dneva porabijo za sestanke, e-pošto in klepet, pogosto več kot za samo ustvarjanje vsebin in konkretno izvedbo nalog. (microsoft.com)

To hitro ustvari začaran krog.

Zaposleni potrebuje podatek, zato pošlje sporočilo. Drugi zaposleni prekine svoje delo, da poišče odgovor. Nato sledita dodatno pojasnilo in preverjanje verzije. Naloga, ki bi sicer trajala dvajset minut, se lahko raztegne čez več ur.

Ali lahko AI reši problem?

Umetna inteligenca lahko pri tem pomaga, vendar samo do določene mere.

Sodobni AI-sistemi lahko preiskujejo interne dokumente, povzemajo dolge vsebine, povezujejo podatke iz več virov in zaposlenemu ponudijo odgovor brez ročnega pregledovanja desetih map.

Toda AI ne more zanesljivo najti informacije, ki ni nikjer dokumentirana ali do katere nima dostopa.

Če je pomemben dogovor ostal samo v zasebnem e-poštnem predalu ali v glavi zaposlenega, umetna inteligenca težave ne bo rešila.

Zato AI ni nadomestilo za dobro upravljanje znanja. Je predvsem način, kako lahko dobro urejeno znanje postane hitreje dostopno.

Preprost test, ki hitro pokaže stanje

Podjetje lahko svojo informacijsko preglednost preveri precej preprosto.

Novemu zaposlenemu ali nekomu iz drugega oddelka dajte nekaj običajnih nalog. Naj poišče zadnjo ponudbo za določeno stranko, preveri postopek za pogosto situacijo, najde odločitev izpred nekaj mesecev ali ugotovi, kdo je odgovoren za določen sistem.

Pomemben ni samo odgovor.

Pomembno je, koliko časa potrebuje in koliko ljudi mora pri tem vprašati.

Če večino informacij najde sam v nekaj minutah, je sistem verjetno dobro postavljen. Če mora odpreti več aplikacij, pisati sodelavcem in čakati na odgovore, se del produktivnosti izgublja že pri samem dostopu do znanja.

Rešitev se začne pred novo tehnologijo

Preden podjetje kupi novo platformo, je smiselno odgovoriti na nekaj osnovnih vprašanj.

Kje je uradni vir posamezne vrste informacij? Kdo ga posodablja? Kako zaposleni vedo, da uporabljajo najnovejšo verzijo? Katere stvari morajo biti obvezno dokumentirane? Katero znanje je danes odvisno od posameznikov?

Ko so ti odgovori jasni, je veliko lažje izbrati pravo tehnologijo.

Če niso, bo tudi najboljše orodje hitro postalo samo še ena aplikacija na seznamu.

Produktivnost ni samo vprašanje hitrosti dela

Ko govorimo o produktivnosti, pogosto gledamo, koliko nalog nekdo opravi ali koliko časa porabi za njihovo izvedbo.

Manj pozornosti pa namenjamo času, ki izgine še preden se delo sploh začne.

Pet minut za iskanje dokumenta. Deset minut za preverjanje podatka. Čakanje na odgovor sodelavca. Iskanje prave verzije datoteke.

Posamezno se nič od tega ne zdi posebej pomembno.

Ko pa se isti vzorec ponavlja vsak dan pri desetih, petdesetih ali več sto zaposlenih, postane vprašanje upravljanja informacij tudi vprašanje stroškov in konkurenčnosti.

Zato je morda eno najbolj uporabnih vprašanj, ki si jih lahko podjetje zastavi, precej preprosto:

Koliko časa naši zaposleni potrebujejo, da pridejo do informacije, ki jo potrebujejo za svoje delo?

Če je odgovor predolg, problem morda ni v ljudeh.

Morda je v načinu, kako podjetje upravlja svoje znanje.