Deset ali dvajset evrov na mesec za eno spletno orodje se ne zdi veliko. Tudi dodatna licenca za zaposlenega običajno ne sproži posebnega alarma.
Težava nastane, ko podjetje nima ene naročnine, ampak desetine različnih programov, aplikacij in spletnih storitev. Microsoft 365, Adobe, CRM, orodja za vodenje projektov, videokonference, oblikovanje, shranjevanje datotek, analitiko, marketing, računovodstvo in številne manjše storitve.
Vsaka zase predstavlja razmeroma majhen strošek. Skupaj pa lahko ustvarijo precej večji račun.
Še večji problem je, da podjetje morda plačuje tudi za programe in licence, ki jih zaposleni skoraj ne uporabljajo več.
Naročnina ostane, tudi ko potreba izgine
Predstavljajmo si preprost primer. Ekipa začne nov projekt in za sodelovanje potrebuje dodatno spletno orodje. Podjetje kupi deset licenc, projekt nekaj mesecev normalno poteka, nato pa se zaključi.
Čez pol leta se iste naloge izvajajo drugje. Orodja praktično nihče več ne odpira.
Naročnina?
Ta se lahko še vedno vsak mesec ali vsako leto samodejno podaljšuje.
Podobno se zgodi, ko zaposleni zapusti podjetje, ko oddelek zamenja programsko rešitev ali ko podjetje kupi več licenc, kot jih dejansko potrebuje.
Posamezen primer morda ne pomeni velikega stroška. Ko se takšne naročnine začnejo kopičiti, pa dobimo pojav, ki ga podjetja vse pogosteje poznajo kot SaaS sprawl – nepregledno širjenje števila naročniških programskih rešitev.
In podatki kažejo, da problem ni zanemarljiv. Analiza podjetja Vertice za drugo četrtletje 2026 ocenjuje, da je bilo 14 % spremljanih SaaS licenc povsem neuporabljenih, pri dodatnih 51 % pa je bila izkoriščenost manjša od polovice kupljenih licenc. Vertice
Težava ni vedno program, ampak število licenc
Podjetju programa ni treba popolnoma opustiti, da začne zanj plačevati preveč.
Recimo, da ima 30 licenc za neko poslovno orodje. Aktivno ga uporablja 18 zaposlenih, podjetje pa vsak mesec še vedno plačuje vseh 30.
Ali pa uporablja najdražji paket, čeprav večina zaposlenih uporablja samo osnovne funkcije, ki so vključene že v cenejšem.
Pri enem programu razlika morda ni velika. Če se podobna situacija ponavlja pri desetih ali dvajsetih storitvah, se začnejo majhni zneski seštevati.
Zylov indeks upravljanja SaaS za leto 2026, ki temelji na več kot 40 milijonih licenc, kaže, da neizkoriščene licence ostajajo pomemben problem. Po njihovi metodologiji organizacije v povprečju puščajo neizkoriščenih približno 36 % licenc glede na priporočeno raven uporabe. zylo.com
Seveda to ne pomeni, da ima vsako podjetje enako težavo. Pomeni pa, da vprašanje »koliko licenc imamo?« ni enako vprašanju »koliko licenc dejansko potrebujemo?«
Ko različni oddelki kupijo skoraj isto stvar
Obstaja še ena precej manj očitna oblika nepotrebnega stroška.
Marketing uporablja eno orodje za upravljanje nalog. Razvojna ekipa drugega. Prodaja tretjega.
Vsa tri imajo nekoliko drugačne funkcije, vendar se velik del njihovega namena prekriva.
Podobno se lahko zgodi pri shranjevanju datotek, videokonferencah, elektronskem podpisovanju, analitiki, oblikovanju ali komunikaciji.
To ni nujno posledica slabega odločanja. Sodobne spletne storitve je izjemno enostavno kupiti. Oddelek potrebuje rešitev, vnese podatke kartice in nekaj minut pozneje jo že uporablja.
Čez nekaj let pa lahko podjetje konča z digitalnim okoljem, v katerem nihče nima popolnega pregleda nad tem, kaj vse se uporablja, kdo je posamezno storitev naročil in koliko podjetje zanjo plačuje.
Zylo v svojem poročilu za 2026 ugotavlja tudi, da poslovne enote obvladujejo 81 % SaaS porabe v analiziranih organizacijah, medtem ko IT neposredno upravlja le 15 %. To dobro pokaže, kako decentraliziran je postal nakup programske opreme. PRWeb
Najdražja naročnina je lahko tista, na katero smo pozabili
Pri optimizaciji stroškov podjetja pogosto najprej pogledajo največje račune.
Toda pri programski opremi ni nujno problem samo ena draga rešitev.
Veliko lažje spregledamo 19 evrov tukaj, 49 evrov tam in še nekaj licenc po 15 evrov na uporabnika. Če se naročnine samodejno podaljšujejo, lahko takšni stroški ostanejo v podjetju več let.
Zato je lahko koristno že zelo preprosto vprašanje:
Če bi morali danes ponovno kupiti vso programsko opremo, ki jo podjetje trenutno plačuje – bi kupili vse enako?
Če je odgovor ne, je verjetno vredno pogledati račune nekoliko podrobneje.
Enkrat na leto naredite inventuro – tudi programske opreme
Podjetje ve, koliko ima službenih vozil, računalnikov ali telefonov. Podoben pregled je smiseln tudi pri digitalnih naročninah.
Ni treba začeti z zapletenim sistemom. Najprej je dovolj ugotoviti, katere storitve podjetje plačuje, koliko licenc ima, kdo jih uporablja, kdo je odgovoren za posamezno orodje in kdaj se pogodba oziroma naročnina podaljšuje.
Nato pride pomembnejše vprašanje: ali posamezna storitev podjetju še vedno prinaša dovolj vrednosti, da upraviči svoj strošek?
Nekatere licence bo mogoče ukiniti. Drugje bo dovolj zmanjšati njihovo število. Pri tretjem programu bo morda smiseln cenejši paket, pri četrtem pa bo podjetje ugotovilo, da opravlja skoraj enako nalogo kot rešitev, ki jo že plačuje.
Cilj ni uporabljati čim manj programske opreme. Dobra digitalna orodja lahko zaposlenim prihranijo ogromno časa.
Cilj je vedeti, za kaj podjetje plačuje in zakaj.
Ker največji problem morda ni nova programska oprema, ki jo nameravate kupiti jutri.
Morda je to program, ki ga plačujete že dve leti – in se nihče več ne spomni, zakaj.