Sestanek se začne ob devetih. V sejni sobi sedi osem ljudi, nekateri imajo pred seboj prenosnike, drugi skodelico kave. Uro pozneje se vsi vrnejo k svojemu delu.

Na prvi pogled podjetje za ta sestanek ni plačalo ničesar. Ni bilo računa, naročilnice ali nove programske opreme.

Toda sestanek ni bil brezplačen.

Če je na njem sodelovalo osem zaposlenih, je podjetje za eno uro namenilo osem ur njihovega delovnega časa. Ko temu dodamo strošek dela posameznega zaposlenega, lahko precej hitro ocenimo tudi finančni strošek sestanka.

In številka je lahko presenetljivo visoka.

Koliko dejansko stane en sestanek?

Osnovni izračun je preprost:

število udeležencev × urni strošek zaposlenega × trajanje sestanka

Predstavljajmo si podjetje, kjer povprečni celotni strošek zaposlenega za podjetje znaša 30 evrov na uro.

Če se enournega sestanka udeleži osem ljudi:

8 × 30 € × 1 ura = 240 €

En sestanek je podjetje tako stal približno 240 evrov delovnega časa.

Če bi se tak sestanek ponavljal vsak teden skozi vseh 52 tednov leta, bi teoretični letni strošek znašal:

240 € × 52 = 12.480 €

V praksi bo število izvedenih sestankov zaradi dopustov, praznikov in drugih odsotnosti seveda lahko manjše. Toda že približen izračun pokaže nekaj pomembnega: sestanki imajo ceno, čeprav je na računu podjetja ne vidimo kot samostojno postavko.

Več ljudi pomeni hitro rast stroška

Razlika postane še bolj očitna pri večjih sestankih.

Če za ponazoritev še naprej uporabljamo povprečni urni strošek 30 evrov, dobimo:

Udeleženci	Trajanje	Ocenjeni strošek
4	1 ura	120 €
8	1 ura	240 €
12	1 ura	360 €
20	1 ura	600 €
10	2 uri	600 €
20	2 uri	1.200 €

Pri dvournem sestanku z 20 udeleženci smo tako že pri približno 1.200 evrih delovnega časa.

To ne pomeni, da je podjetje 1.200 evrov dobesedno nakazalo zaradi sestanka. Zaposleni bi bili za svoj delovni čas plačani tudi sicer. Gre za oceno vrednosti časa, ki ga je organizacija namenila tej aktivnosti in ga v istem trenutku ni mogla nameniti drugim nalogam.

Prav zaradi tega je strošek sestanka bolje razumeti kot strošek porabljenega delovnega časa.

Najdražji sestanek ni nujno najdaljši

Pri sestankih pogosto gledamo predvsem na njihovo trajanje. Toda 30-minutni sestanek ni nujno poceni.

Če se ga udeleži 20 ljudi, predstavlja skupaj že deset delovnih ur.

Enourni sestanek petih ljudi pa predstavlja pet delovnih ur.

Zato je pri ocenjevanju smiselnosti sestanka pomembno vprašanje ne samo »Kako dolgo bo trajal?«, ampak tudi »Kdo mora biti dejansko prisoten?«

Če nekdo na enournem sestanku potrebuje samo pet minut informacij, morda obstaja učinkovitejši način, da jih dobi.

Toda drag sestanek ni nujno slab sestanek

Tu je pomembna razlika.

Cilj takšnega izračuna ni dokazati, da so sestanki izguba časa.

Sestanek, ki podjetje stane 500 evrov, lahko prepreči napako v vrednosti 20.000 evrov. Lahko pospeši pomembno odločitev, reši težavo s stranko, uskladi ekipo pred zahtevnim projektom ali prepreči tedne napačno usmerjenega dela.

Takšen sestanek je lahko izjemno dobra naložba.

Problem nastane, ko se sestanki izvajajo zato, ker so bili vedno na koledarju.

Tedenski sestanek ob ponedeljkih. Mesečni pregled. Še en usklajevalni sestanek pred pravim usklajevalnim sestankom.

Udeleženci pridejo, ker so povabljeni. Pogovor traja eno uro, zaključek pa bi lahko zapisali v nekaj vrsticah.

Takrat vprašanje o strošku postane precej bolj zanimivo.

»To bi lahko bil e-mail« ni vedno samo šala

Stavek je postal skoraj pisarniški kliše, vendar se za njim skriva smiselno vprašanje.

Ali je za prenos določene informacije res potrebnih deset ljudi v istem prostoru oziroma videoklicu?

Včasih je odgovor da. Kompleksne razprave, kreativno delo, pomembne odločitve in reševanje problemov pogosto zahtevajo neposreden pogovor.

Drugič bi lahko isti rezultat dosegli z dokumentom, kratkim sporočilom ali nekajminutnim pogovorom med dvema osebama.

Razlika je v namenu.

Če sestanek nima jasnega razloga za obstoj, je težko oceniti tudi njegovo vrednost.

Pred naslednjim sestankom si zastavite tri vprašanja

Preden v koledar dodamo še eno uro, je koristno preveriti tri stvari: kaj želimo na sestanku doseči, kdo mora biti za to dejansko prisoten in ali bi lahko isti rezultat dosegli na enostavnejši način.

Že zmanjšanje števila udeležencev lahko naredi veliko razliko.

Če se rednega enournega sestanka namesto desetih ljudi udeleži šest tistih, ki so neposredno vključeni v temo, preostali pa pozneje prejmejo kratek povzetek, podjetje ni nujno izgubilo informacij. Je pa štirim ljudem vrnilo uro časa.

Če se to dogaja vsak teden, razlika ni več majhna.

Izračunajte svoj naslednji sestanek

Za približno oceno potrebujete samo tri podatke:

Število udeležencev: 8
Povprečni urni strošek: 30 €
Trajanje: 1 ura

Rezultat:
Ocenjeni strošek sestanka: 240 €

Če povprečnega urnega stroška ne poznate, lahko podjetje za natančnejši interni izračun uporabi svoje dejanske podatke o celotnih stroških dela. Pri sestankih, na katerih sodelujejo ljudje z zelo različnimi stroški dela, je še natančneje sešteti urni strošek vsakega udeleženca posebej.

Toda že približek lahko spremeni način razmišljanja.

Ko na koledarju vidimo enourni sestanek, vidimo eno uro.

Ko na njem sedi deset ljudi, podjetje v resnici namenja deset ur dela.

In zato morda pravo vprašanje ni, koliko sestankov imamo.

Pravo vprašanje je, ali so rezultati teh sestankov vredni časa ljudi, ki na njih sedijo.