»IMAŠ PET MINUT?« ZAKAJ TEH PET MINUT SKORAJ NIKOLI NI SAMO PET?

Sedite za računalnikom in delate na nalogi, ki zahteva koncentracijo. Končno ste se poglobili v delo, ko se ob mizi pojavi sodelavec z na videz nedolžnim vprašanjem: »Imaš pet minut?«

Seveda. Pet minut pozneje je vprašanje rešeno, sodelavec odide, vi pa se obrnete nazaj proti zaslonu. Toda namesto da bi preprosto nadaljevali tam, kjer ste končali, se morate najprej spomniti, kaj ste sploh počeli. Ponovno preberete zadnjih nekaj vrstic, preverite dokument in poskušate obnoviti misel, ki ste jo imeli tik pred prekinitvijo.

Pogovor je morda res trajal samo pet minut. Njegov vpliv na delo pa se s tem ni nujno končal.

Problem ni samo čas pogovora

Ko govorimo o prekinitvah pri delu, pogosto gledamo predvsem na njihovo trajanje. Če je pogovor trajal pet minut, se zdi logično, da smo zaradi njega izgubili pet minut. Pri delu, ki zahteva razmišljanje, pisanje, analiziranje, programiranje, načrtovanje ali reševanje problemov, pa stvar ni tako preprosta.

Pred prekinitvijo imamo v glavi kontekst naloge. Vemo, kaj smo že naredili, kaj trenutno preverjamo, kaj moramo narediti naslednje in zakaj smo določeno odločitev sprejeli. Ko pozornost preusmerimo na drugo vprašanje, moramo po koncu prekinitve ta kontekst ponovno vzpostaviti.

Zato se lahko kratka prekinitev nadaljuje še dolgo po tem, ko je pogovor že končan. Ne zato, ker bi bilo vprašanje posebej zahtevno, temveč zato, ker se moramo ponovno vključiti v delo, ki smo ga pred nekaj minutami zapustili.

Za prekinitev danes ne potrebujemo niti sodelavca ob mizi

V sodobni pisarni je dovolj že obvestilo na zaslonu. Teams, Slack, e-pošta, telefon, koledar in druga poslovna orodja omogočajo, da lahko sodelavci drug drugega dosežemo praktično kadarkoli.

Na zaslonu se pojavi sporočilo: »Ko utegneš, samo nekaj preveri.« Kliknemo, ker pričakujemo, da bomo odgovorili v minuti. Vprašanje je morda res preprosto in odgovor hitro pošljemo, vendar smo medtem zapustili nalogo, ki smo jo opravljali prej.

Pogosto se pri tem niti ne ustavimo. Ker smo že odprli e-pošto, preverimo še drugo sporočilo. Opazimo novo obvestilo, odgovorimo nanj in mimogrede pogledamo še koledar. Nekaj, kar se je začelo kot kratka prekinitev, se hitro spremeni v zaporedje majhnih opravil.

Ko se vrnemo k prvotni nalogi, je lahko od prekinitve minilo precej več kot pet minut.

Najdražji del prekinitve je lahko vrnitev k delu

Predstavljajmo si, da pripravljate pomembno ponudbo. Primerjate številke, preverjate pogoje in razmišljate, kako oblikovati naslednji del dokumenta. Nato pride sporočilo sodelavca, ki želi vedeti, kje je zadnja različica predstavitve.

Poiščete datoteko, pošljete povezavo in se vrnete k ponudbi. Samo vprašanje vam je vzelo dve ali tri minute, vendar morate zdaj ponovno ugotoviti, katero številko ste preverjali, kaj ste želeli primerjati in kaj ste nameravali napisati v naslednjem odstavku.

Prav ta del prekinitve je pri vsakdanjem delu pogosto neviden. V koledarju ni zapisan, nihče ga ne meri in težko ga opazimo. Kljub temu lahko vpliva na to, koliko zbranega dela dejansko opravimo v enem dnevu.

Ena prekinitev ni težava. Desetine jih lahko postanejo.

Zaradi enega petminutnega pogovora podjetje seveda ne bo postalo neučinkovito. Kratki pogovori med sodelavci so pogosto zelo koristni. Nekdo lahko v nekaj minutah dobi informacijo, na katero bi sicer čakal več ur, hitro vprašanje lahko prepreči napako, razjasni nesporazum ali omogoči, da projekt napreduje.

Težava se pojavi, ko se prekinitve začnejo kopičiti. En sodelavec nekaj vpraša, čez deset minut pride sporočilo, nato zazvoni telefon, zatem se začne sestanek, po njem pa odgovorimo še na nekaj e-mailov.

Ob koncu dneva imamo občutek, da smo bili zaposleni praktično ves čas. In verjetno smo tudi bili. Toda naloga, za katero smo zjutraj potrebovali uro ali dve neprekinjene koncentracije, morda še vedno ni končana.

To je pomembna razlika med tem, da smo ves čas zaposleni, in tem, da imamo dovolj časa za delo, ki zahteva daljšo pozornost.

Digitalna orodja so komunikacijo pospešila – in povečala število prekinitev

Sodobna komunikacijska orodja so sodelovanje v podjetjih močno poenostavila. Za vprašanje, zaradi katerega bi nekoč morali poklicati sodelavca ali stopiti do njegove pisarne, danes potrebujemo nekaj sekund. Pošljemo sporočilo in odgovor lahko dobimo skoraj takoj.

To je velika prednost, vendar ima tudi drugo stran. Če lahko mi nekoga dosežemo v nekaj sekundah, lahko tudi vsi drugi v nekaj sekundah dosežejo nas.

Hitrost komunikacije lahko zato ustvari pričakovanje, da mora biti hiter tudi odgovor. Obvestilo se pojavi na zaslonu in čeprav ni nujno, ga pogosto preverimo takoj. Ne zato, ker bi morali, ampak zato, ker je tam.

Delovni dan se tako lahko razdrobi na vedno manjše koščke. Za preprosta administrativna opravila to morda ni velika težava. Pri nalogah, ki zahtevajo razmišljanje, ustvarjanje ali reševanje kompleksnejših problemov, pa je neprekinjen čas precej pomembnejši.

Ali mora biti vsako vprašanje rešeno takoj?

Velik del problema zato ni v tehnologiji sami, temveč v načinu, kako jo uporabljamo. E-pošta, Teams, Slack in podobna orodja nam omogočajo hitro sodelovanje, vendar vsako sporočilo nima enake stopnje nujnosti.

Vprašanje, brez katerega sodelavec ne more nadaljevati dela, je nekaj drugega kot vprašanje, na katerega lahko odgovorimo čez eno uro. Če za obe vrsti komunikacije uporabljamo isti kanal in imamo vključena enaka obvestila, je razliko težko opaziti. Na zaslonu sta obe sporočili videti skoraj enako pomembni.

Podjetja zato ne potrebujejo nujno manj komunikacije. Bolj koristno je razmisliti, katera komunikacija mora biti takojšnja in katera lahko počaka. V nekaterih primerih je petminutni pogovor daleč najbolj učinkovit način za rešitev problema. Drugič je bolje poslati sporočilo, na katerega lahko sodelavec odgovori, ko zaključi trenutno nalogo.

Tudi več manjših vprašanj je včasih smiselno združiti v en pogovor, namesto da isto osebo petkrat v enem dnevu prekinemo za nekaj minut.

»Imaš pet minut?« ni slabo vprašanje

Cilj seveda ni ustvariti delovnega okolja, v katerem se sodelavci bojijo drug drugega karkoli vprašati. Prav tako nima smisla vsakega kratkega vprašanja prestaviti na sestanek naslednji teden.

Gre predvsem za zavedanje, da prekinitev nima samo časa začetka in konca. Če nekoga prekinemo sredi dela, ki zahteva veliko koncentracije, bo morda potreboval še nekaj časa, da se vanj ponovno vključi.

Enako velja tudi za nas. Vsakič, ko zaradi novega obvestila zapustimo dokument, analizo, kodo ali drugo zahtevnejšo nalogo, sprejmemo majhno odločitev: ali je nova informacija trenutno pomembnejša od tega, kar že počnemo?

Te odločitve sprejemamo večkrat na dan, pogosto povsem avtomatično.

Pet minut zato ni vedno samo pet minut

Tehnologija nam je omogočila skoraj takojšnjo komunikacijo. To pa še ne pomeni, da mora biti tudi vsak odgovor takojšen.

Eden pomembnejših izzivov sodobnega dela je zato iskanje ravnotežja med dostopnostjo in koncentracijo. Želimo, da lahko sodelavci hitro pridejo do informacij, ki jih potrebujejo, hkrati pa morajo imeti ljudje dovolj neprekinjenega časa, da lahko opravijo delo, ki zahteva resno pozornost.

Naslednjič, ko bomo stopili do sodelavca ali mu poslali sporočilo z vprašanjem »Imaš pet minut?«, se zato morda splača pomisliti še na nekaj.

Bo teh pet minut zanj res samo pet minut?